Enterprise Architecture

By Lyndon D Oliveiro

Tantangan menjembatani bisnis dengan teknologi.

1. Single source of truth
Menjembatani sistem dengan sistem, Inter system communication.
2. Integrasi Data
Duplikasi data = duplikasi kerja. saat mau dipakai untuk bikin laporan, ada 2 basis data, 2 kali kerja.

Enterprise Architecture fokusnya adalah Big Picture

Dibutuhkan standardisasi untuk integrasi data.

Day 1: discussion mengenai human dynamic
US Inteligence agency, ingin sistem baru.
EA= centralize inventory, berapakah aplikasi ada di agency. apa fungsi-fungsinya. Dapat dengan cepat melihat apakah pembelian sistem baru dibutuhkan atau tidak.

Tantangan:
Stovepipe System. Misal dari bekasi akan dibuat jalan dedicated dari bekasi ke Bandara. Penduduk di kelapa gading tidak mau share dengan bandara. Penduduk di ancol tidak mau kongsi dengan kelapa gading, ini namanya stovepipe. Setiap mau bikin integrasi selalu lewat stovepipe (tidak mau share). Ini yang menjadikan arsitektur kita mnenjadi spagethy.

Pertukaran data sulit. 11 agency, rata-rata 20 aplikasi = 220 aplikasi.
misalkan 6 aplikasi --> aplikasi 1 mau integrasi ke 2 butuh interface. semakin banyak aplikasi, makin banyak interface yang dibutuhkan. 6 aplikasi butuh 15 interface.
kalau 100 aplikasi = 4950 interface!


EA menangani masalah ini dengan calo/broker di tengah. Semua aplikasi tidak berkomunikasi secara langsung namun melalui broker. 6 aplikasi = 6 interface, 100 aplikasi = 100 interface. Namun penggunaan calo ini perlu standardisasi. Aturan dan protocolnya.

Informasi dan peraturan adalah milik keseluruhan organisasi.
Tantangan:
Banyak duplikasi sistem yang mirip, sistem independen dengan integrasi yang minimal.

Contoh di Afrika:
Disconnected antara Business dan IT serta poor colaboration.
Terlalu fokus kepada teknologi, bukan proses bisnis.
Bagaimana EA membantu:
Membuat government wide EA.

Disconnected of government e-service
Membuat kunjungan warga menjadi harus ke banyak tempat.

Contoh menggali jalan:
otoritas pipa air. sebelum menggali jalan, dia perlu tahu di jalan itu sudah ada apa. listrik tanya PLN, telco tanya Telkom, pipa gas tanya lagi, kalau ada centralize, cukup tanya ke satu saja.

Repository membantu memahami kawasan yang ada.

Citizen centric= tidak perlu mengunjungi banyak pintu.

Contoh di South Korea = Government level EA.
Sistem ditangani pada level big picture, bukan dari level agency.

EA Landscape based on FTSN
F = Framework, standardnya. Structured data, supaya semua agency bisa kolaborasi
T = Tool/Technology, aplikasi untuk membantu kolaborasi, akan dipelajari hari keempat.
S = Skill
N = Notation, simbol simbol untuk komunikasi. Arsitektur gedung ada notasi pintu, wastafel, jendela. Hari ketiga akan dipelajari archimate.

Perlunya Kolaborasi
Business dan Technology perlu berkolaborasi, tidak cukup business menyampaikan kebutuhan kepada IT dan IT membuat sistem, itu tradisional. Harus big picturenya dilihat, setiap sistem wujudnya bukan mandiri lagi, tapi sebagai bagian dari big picture.
Karena itu perlu role yang menjembatani yaitu EA.

IT dan Business Strategy jarang bertemu. Kalau tidak ada interaksi, bagaimana menjawab tantangan.

IT seringkali tidak tahu mana yang critical, misal ada 5 server ada 20 aplikasi, di setiap server 4 aplikasi. itu cara yang salah, aplikasi yang critical butuh lebih banyak resources. mungkin ada 10 aplikasi yang di 1 server saja cukup.
Ada 1 cara konyol, cabut kabelnya, yang lebih ribut itu yang lebih penting.
Perlu jembatan antara teknologi dan bisnis yaitu EA.

Architecture = Big Picture, outside of systems.

Role EA menentukan tidak ada duplikasi Sistem. Jika butuh satu sistem, akan dilihat dulu apakah service sudah ada, jika sudah ada tidak perlu sistem yang baru. Service itu bisa di share. Valueable technology. Akan chaotic jika tidak mau saling share.

pasti ada tantangannya.

banyak project gagal, telah diluncurkan, lebih budget IT semakin mahal diambil oleh maintenance, walaupun tidak ada proyek yang baru.

Challanges
C1 understanding the requirements. Kalau arsitek gedung, bisa digambarkan. tapi di dunia arsitektur teknologi, sistem yang akan dibangun invisible, saat di rapat, semua ada konsep yang berbeda. sehingga setelah diluncurkan tidak sesuai harapan semua pihak.
C2 Communicating Design.
C3 Conceptualizing the object. perlu tools.
C4 implementing quality design.
C5 Dealing with scalability. membuat sistem yang digunakan satu orang beda dengan yang digunakan 100 orang. walaupun fungsinya sama, butuh pendekatan yang berbeda.
C6 Integrating the entities. bagaimana integrasinya, standardisasi, sekuriti.
C7 Isolated island of project. setiap project menjadi silo. Masing-masing stakeholder susah menarik informasi.
C8 Business and IT Communication. bagaimana komunikasinya antara IT dan bisnis proses. Bagaimana bisnis tidak merasa IT menghambat saja, dan IT tidak merasa ditekan karena bisnis tidak memahami tantangan IT.
C9 Silo of IT system.
C10 Mismatched expectations.

Jika di suatu kegiatan banyak manual. Export - olah olah olah - import, jadi laporan. kalau banyak yang seperti ini, butuh EA.

Digital transformation - > perubahan yang sangat besar, teknologi, budaya, proses dan skill

Digital age=integrasi sistem.

Computerization era
Masing-masing fokus kepada sistem masing-masing, jadi hilang big picture nya. ini yang menyebabkan banyak proyek gagal.

Digitalization era
Lebih mengacu kepada integrasi. How can this system help the business, bukan cuma memikirkan apakah sistem dibuat tepat waktu.

Kalau dulu ada arsitek gedung dan perencana kota, arsitek gedung membuat gedung sesuai keinginannya. Outcomenya ada gedung tinggi dan rendah, warna tidak cocok karena masing-masing ikut selera sendiri.

Sistem itu dibikin dengan mempertimbangkan lingkungan, jadi sebelum membuat satu gedung, harus dipahami valuesnya. ini menjadikan IT Project lebih sukses, lebih lincah, membawa ROI dan lebih gampang berevolusi.

dulu.

Business memberikan requirement ke IT, IT membawakan proyek
tapi sekarang, business berdiskusi dengan IT. Arsitek perlu hadir agar memahami tantangan, objective dan strategi business. Dibutuhkan karyawan yang memahami business dan IT untuk menjembatani kedua ini. ini namanya Business and IT Integration module.

Di malaysia ada 1GovEA. 1=integrasi.

Untuk membantu menetukan dimana prioritas kita, David Rico, membawakan:
5 business value, bagaimana ide itu bermanfaat atau tidak.
1. Financial Improvement (lebih banyak untuk atau mengurangi biaya).
2. Constituent improvement (bagaimana membantu customer, membawa kenyamanan kepada para stakeholder).
3. Reduced complexity and redundancy (misal mengurangi jumlah aplikasi, dari 100 jadi 10, sehingga memudahkan, reduce redundancy dengan single source of truth).
4. Economic Development (meningkatkan produktivitas).
5. Fostering Democracy (memberdayakan karyawan, kapabilitas diberikan kepada semua karyawan).

Human dynamic, bagaimana berinteraksi dengan stakeholder-stakeholder.
Being an Enterprise Architect adalah bagaimana berinteraksi dengan orang lain. Untuk menjadi architect, tidak bisa duduk di cubicle setiap hari. Karena duduknya ruang arsitektur adalah antara bisnis dengan IT.

EA berinteraksi dengan Business Team, Industry Body, IT Vendor, Technical Team, Stakeholder dan IT Management. Karena itu diperlukan Skill

Psychology Test
1: sifat happy go lucky, humorous, joyful
love a free life, YOLO, very curious, like surprises.

2: independent, unconventional, open minded
dont depend on other, wan to be the best, individualistic.

3. considerate, sensitive, reflective
understand self and environment, prefer alone than small talk, strong relationship with friends

4. down to earth, well balance, pleasant
natural style and love, well liked by people, stable, tidak ekstrim.

5. professional, sensible, self confident
dont believe in luck, practical problem solver, never fully satisfied.

6. peaceful, diplomatic, non aggresive
Easy going yet careful, friendly yet independent, like to escape but not a loner. Appreciate life and the world has to offer

7. analytical, trustworthy, confident
eye for detail

8. Romantic, dreamy, emotional
sensitive, refuse a rational standpoint, dream is important, like romantic feelings. can help design websites.

9. dynamic, active, overenthusiastic
risk takers, adventurers, hate routine works, always find something to do, like to play an active role.

Jangan anggap semua manusia sama, dalam membuat tim, perhatikan personality, agar lebih commited terhadap apa yang dibuat.

Archimate as a a National Language
EA = melihat jangan terlalu detail, town planner tidak perlu memasuki setiap bangunan untuk memperhatikan wastafelnya. Kalau terlalu detail tidak bisa melihat gambaran besarnya (big picture). Untuk mendapatkan big picture ini ada prosesnya. Tujuannya adalah mengkoneksi bisnis terhadap IT. metodenya TOGAF.

Framework = TOGAF (The Open Group Architecture Framework).
10 Bubble (A-H), 4 Bagian

1. Identifying the changes
Strategi yang mana yang akan dipilih.
Katakan dalam meeting, manajemen mau kepuasan nasabah bertambah, Bagaimana menambahkannya: bisa mengurangi harga produk, atau menambahkan lokasi, atau perbaiki layanan. Pasti akan banyak obrolan ini, mustahil memuaskan semua stakeholder, perlu prioritas strategi mana yang akan lebih berpengaruh.
Strategi menangani silo: buang sistem lama, pakai sistem baru. atau upgrade sistem lama.
Fase P,A

2. Defining the changes
Definisikan building block/sistem yang mana yang perlu berubah, dan bagaimana dia akan diubah. proses yang mana yang harus diperbaiki, karyawan yang mana yang perlu di training. di step 1 dan 2 belum membicarakan uang/plan.
Fase B,C,D

3. Planning the changes
Berapa banyak biayanya, kapan akan dimulai dan selesai, siapa yang akan melakukan dan resource yang akan digunakan.
Fase E,F

4. Implementing the changes
Melaksanakan changes.
Fase G,H

5 Stage 1GovEA Mapping to Togaf
Initiate > Assess > Define > Build/operate > Monitor

Initiate
- Define Scope
- Confirm Governance -> 70.000 karyawan. perlu kolaborasi. yang menentukan struktur ratusan (yang jadi bos-bos). bagaimana ratusan ini mengkontrol 70.000. Dibuat sesuatu yang digunakan untuk membimbing. dibuat jg mekanisme 70.000 ini mengkontrol seluruh rakyat indonesia 250jt. ini namanya governance. Governance : Bagaimana sedikit bisa mengkontrol banyak. Yang paling terkenal adalah COBIT5. Dalam cobit terdapat policy dan framework, ada jg principal.

Policy (tidak bisa ini itu), Informasi (kalau ada dokumen boleh atau tidak kirim lewat email personal) ada klasifikasi dan strukturnya (publik, rahasia, militer), proses (perlu memahami prosesnya, perlu ditentukan dengan cara yang mudah dipahami dan membawa kenyamanan kepada stakeholder).

Organization Structure (maker and checker), yang membuat bukan yang memeriksa. Perlu supaya jangan ada conflict of interest.

Semua ini dipakai untuk services, infrastruktur, dan aplikasi. Aplikasi harus mematuhi peraturan governance. Contoh: Data Architect, mau klien, stakeholder atau nasabah, yang digunakan 1 istilah saja misal klien.

Perlu juga people, kalau transformasi melibatkan seluruh indonesia. people perlu ada skill agar transformasi sukses.

Yang paling penting adalah culture, ethic dan behavior. Contoh culture, di jerman, rapat jam 11, 10.55 semua hadir. saat memikirkan transformasi, perlu memikirkan budaya. kalau tidak behavior itu akan menjadi diluar jangkauan kita.

Define Architecture Vision -> what is the outcome want to be achieved.

Stage 2 - melihat what is happening today (assess current architecture). Bagaimana satu proses mempengaruhi proses lain.

Business - siapakah dan bagaimanakah
Data Architecture - struktur data
Application architecture- apakah wujudnya mandiri atau sudah ada integrasi, dan integrasinya low atau high level
Technology, bagaimana network, storage dll.
dari semua ini kita akan mendapatkan gaps dan opportunity.

Dari sini kita akan menentukan target kita
Define Business, Data, App, and Tech Architecture. kemudian kita akan develop solution
Membuat konsep konsep perubahan yang dibutuhkan.
Kemudian kita akan plan the migration (melibatkan uang, waktu dan SDM)

Build/operate
Govern Implementation = bagaimana yang ada di pikiran menjadi kenyataan.
Implement delivery methodology, bagaimana diluncurkan

Monitor
- Manage architecture change, setiap perubahan ada dampak, karyawan perlu bantuan untuk implementasi change
- undertake knowledge transfer
- Post implementation review
- Pemantauan secara berkesinambungan

Brief History of Archimate
Togaf = Metode/resep.
Archimate = Simbologi, seperti bahasa. dan ada layer-layernya.

Ada simbol simbol di masa initiate : motivation extension
Asses& define : core
build & operate: Implementation, migration and extension

Cara agar integrasi berhasil:
-use same tools
-use some notation
-follow same rules

Bagaimana archimate membantu, yaitu memberikan simbol yang sama.

Benefit EA pada 1GovEA
1. Financial Imrovement -> enhance business planning
2. Remove Redundancy -> reduce fragmentation
3. Fostering Democracy -> enhance information sharing
4. Constituent Improvement -> improve public access of information
5. Economic Development -> identify future connected government opportunities

6 komponen of 1Gov EA
1. Visi, wawasan. outcome yang mau dicapai
2. Architecture domain, bagian bagian/kmoponen arsitektur (bisnis, data, aplikasi, teknologi)
3. principle (prinsip), membimbing agency agar mencapai tujuan EA. misal pertahanan yang dipentingkan keamanan, dan keuangan adalah accuracy
4. governance, bagaimana yang sedikit mengkontrol banyak, struktur yang dibuat terkait ini.
5. Tools and repository, karena EA besar butuh tools dan repo
6. Methodology, metode yang digunakan

1GovEA 
Vision
what would the future looks like: unified architecture to accelerate public sector service delivery for digital transformation
Strategic enablers -> rute untuk mencapai vision
1. Mandat dari management, memberikan dorongan supaya transformasi berjalan
2. Dibutuhkan arsitek yang handal, training.
3. Dibutuhkan dukungan dari CIO supaya transformasi sukses.

Governance
COBIT, ada 7 enablers. bisa menjembatani dari sedikit menjadi banyak.
1. Butuh archtecture team, dibutuhkan mandat, dan resources (dana, waktu, dsb)
2. Tim perlu dibuat dan menetukan tim bertanggungjawab memperbaiki EA Practice
3. Stakeholder dan Practitioner perlu memahami apa itu EA

Jenis training
Fundamental -> intrudoctary course on DEA (bitaf, asooad, cita-F)
Intermediate -> specific training (togaf, arcimate, cobit5)
Expert -> advanced t raining (CITA-A in BDAT/S business, data, app, tech).

Contoh waze,
Prinsipnya ada pilihan jalan:
1. Paling murah
2. Paling cepat
3. Paling dekat
4. paling indah (misal untuk turis)

Prinsip ini harus dipilih, prinsip membantu kita membuat decision.

Contoh: Self-service principles..
Statement: ....
Rationale: .....
Implication: ...

Ada beberapa principles:
1. Technology (technology independent, tidak terikat pada 1 teknologi saja, business resilency and continuity)
2. General (interoperability, common language, maximize benefit to the organization)
3. Business (information management is everybody business, semua harus hadir dalam rapat, business led change)
4. Data ( data is an asset, embedded security standards, data is both shared and accessible unless confidential)
5. Application (easy to use, common use application, kalau ada 11 agency, semua agency menggunakan aplikasi yang sama, tidak buat masing-masing).

Design guides
1. Scalable
2. Practical
3. Flexible

Contoh: ada banyak agency, banyak platform.
dengan EA, bahasa dan proses akan distandardisasi.
ada yang tidak suka dengan standardnya.

Yang mana yang lebih penting, masing-masing agency atau satu agency? Maximize benefit to the organizaton

Domain: BDAT (Businees, Data, Application, Technology).

Repository Structure of 1GovEA
Reference Model - Contoh model yang dapat dicopy
Principles - Sesuatu yang bisa membimbing, datangnya dari external standards
Governance - Cobit5 - 7 Enablers
Architecture Capability - Tim Arsitektur

Diperlukan diagram untuk membantu penguraian. Template yang kosong namanya viewpoints, Template yang sudah ditambah data namanya view
Viewpoints: Template kosong
View: Template yang sudah ditambah data, setiap view beda.

Contoh Viewpoints 1
Arsitektur kita bermula dengan meeting.
Motivation viewpoints: Bermula dengan simbol stakeholder

(stakeholder) Board -------- 1. (driver) Sales target, 2. (driver) Stakeholder satisfaction --- (driver) profitability, 3. (driver) Costumer satisfaction

(stakeholder) Customer ----- 1. (driver) Customer satisfaction, 2. (driver) product portfolio, 3. (driver) price.

(Driver) profitability --- (assessment) customer defecting to competitors with superioer experiences
                        ---- (assessment) customer defecting to competitors with lower premium cost

(goal) reduction of cost -- + influence
      ---- (goal) reduction of maintenance cost
      ---- (goal) reduction of personal cost

(goal) increase in revenue  -- + influence

struktur ini harus jelas di pikiran karyawan.

Contoh Viewpoints 2
(goal) Improvement in data consistency
    --- (principle) Single source of truth

(goal) Reduction of maintenance cost
    ---(principle) Single source of truth
    ---(principle) Common use of application

(requirement) sesuatu yang perlu
(constraints) batasan

Cara berarsitektur
1. dapatkan masukan dari stakeholder. Datanglah saat meeting.
2. kumpulkan keypoints
3. kategorisasikan key points, setiap keypoint akan dikategorisasikan ke driver, assessment, goal, dst.
4. normalize the keypoints
5. draw the view

Business Architecture: People & Process

Business Actor (gambar orang), bisa satu orang, bisa satu department. contoh kepala bagian
Business Service (gambar oval) contoh pembuatan laporan
Service dikelompokkan berdasarkan business function (misal medical, financial, planning, technical)
Kelompok services => Business Function (gambar panah keatas).

Business role (gambar tabung miring). misal: helpdesk, technical support.

Business object: contoh tiket helpdesk.
Business process (panah kekanan).

ini yang menjadi building block organisasi: people, actor, proses. tanpa ini, tinggal gedung saja. ini yang menentukan sukses atau gagalnya services yang diberikan.

People
organization view
MAMPU (Department IT Malaysia): Actor induk
--- sub actor
------ sub sub actor

business funcion view
Section A (actor)
--- Function
--- --- sub Function

business process view
stakeholder --- process --->  business object (kalau panahnya keluar proses: write, kalau masuk: read)
                   --- process --->  business object (kalau panahnya keluar proses: write, kalau masuk: read)
stakeholder --- process ---> data object
                   --- process

antara email (data object) dan surat (business object), beda:
1. business object mengacu kepada business meaningnya/dilihat di sudut pandang bisnis.
2. data object di sisi teknikal /dilihat di sudut pandang IT.

relationship: 1 to many, 1 to 1, many to many.
relationship penting karena menentukan struktur data kita

dalam 1 business object bisa ada anak business object

untuk warna object, biasanya kuning business object, biru data object.

Application Architecture
Setiap service pasti melewati satu process. application service untuk mensukseskan business process.
Application component di server, akan mengakses data object.

Application components (Simbol seperti lego)

Technology Architecture (Infrastructure IT)
Aplikasi tidak bisa begitu saja, tapi perlu infrastruktur. Server, network.
- Compute
- Network
- Storage

Symbol:
infrastruktur software adalah yang digunakan banyak aplikasi (OS, driver)
system software node (lingkaran 3d)
hardware Node (kotak 3d)

Infrastructure View
Service yang dibawakan infrastruktur

Reference Model (sesuatu yang kita Copy)
1GovEA menjadi model, dan dapat digunakan oleh ministry dan agency, kemudian ministry dan agency memberikan feedback ke 1GovEA

ingat 4 Domain Reference Model: BDAT
Pola: Domain -- category ---subcategory

Software components (bentuk seperti lego)
Jaringan (4 Point layang-layang)
Artifak (kertas dilipat)

Architecture Domains
Business function --- service
---- process
--- actor
--- service (applications)
--- infrastructure

B = Product and service delivered
D = Structure of organization physical and logical data assets
A = Description of organization applications
T = logical and hardware capabilities to support deployment of BDA (compute, network, storage)

Business Transformation Readiness Assessment
EA Readiness Factor
- Vision
- Commitment
- Stakeholder
- Team Capability
- Business Case
- Enterprise Collaboration

Maturity Lifecycle indicator
- Initial (baru memulai)
- Developing (sudah ada tapi belum di dokumentasikan)
- Defined (sudah di dokumenkan)
- Managed (ada cara untuk mengkontrol proses)
- Optimized/Continous improvement (setiap tahun ada review SOP)

















Komentar

Postingan populer dari blog ini

Theory, Literature review, and Hypothesis Formulation

Archimate 3.0